Como prevenir fraudes

Hola gente curiosa de MerkadoMexico les doy la bienvenida a este gran artículo que a mi punto de vista ha sido de los mejores. Espero les guste tanto como a mí­, les genere valor y comprendan el impacto y porque existen procedimientos para hacer sus funciones, así­ como la supervisión. De tal manera que cuando les toque revisión de un supervisor o auditor, no se pongan nerviosos. Son medidas de seguridad para mantener todo bajo control.

Comencemos!!!

Hace un tiempo estuve leyendo acerca de control interno y fraude, y es un tema que me apasiono, aunque es muy extenso espero lo encuentren igual de interesante.

Es sumamente importante que respetemos los procesos que una empresa tiene. Algunas veces por lo menos a mí­ me han parecido procesos bastante burocraticos y solía odiar eso incluso algunas veces que me sigue chocando tratar con esos procesos, ya que algunas empresas exageran en este punto y convierten una operacion simple en un proceso tan tardado, en donde se les da mucha más importancia a los procesos que a las operaciones; sin embargo las empresas requiere tener un sistema de control interno efectivo. Para detectar fallas, errores y el tema que tocaremos hoy ‘’Fraude’’.

Primero algunas definiciones:

Fraude: Acto intencionado realizado por una o más personas de la dirección, los responsables del Gobierno de la entidad, los empleados o terceros; que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja ilegal o injusta.

Escepticismo Profesional: Cuestionarse si la información y la evidencia de auditoría indican que puede existir incorreccion material debida a fraude. 

Sistema de Control Interno: Manuales de procedimientos que genera la administración para regular los procedimientos que una empresa realiza con el fin de promover las buenas prácticas y que la información financiera resulte confiable, eficaz.

Materialidad: Es el Error que el auditor esta dispuesto a asumir valuado en un monto, Ejemplo: Puedo tener una opinion de que las cuentas por Cobrar son correctas aunque el saldo tenga una desviacion de $40,000.00 esto es un criterio subjetivo y depende de la magnitud de la empresa y el juicio profesional del Auditor)

Auditor: Profesional encargado de analizar los estados financieros de la entidad para verificar la confiabilidad de estos utilizando Técnicas de Auditoria. 

 

Factores de Riesgo y oportunidad para cometer un fraude

  • Necesidad de satisfacer expectativas de terceros
  • Concesion de primas si se alcanzaron objetivos. (Algunas empresas conceden premios e incentivos a la administración y sus ejecutivos por cumplir las metas de maximizar ingresos)
  • Entorno de control interno ineficaz.

El fraude es muy grave porque es intencionado. No se puede comparar con un error porque como ya lo vimos en la definicion el fraude se caracteriza por querer tomar ventaja de manera injusta o ilegal. 

 

Se puede dar el frauden en una empresa en dos niveles:

1. Empleados 

Los empleados comúnmente suelen cometer fraudes de la siguiente manera: 

Sustrayendo activos en cantidades pequeñas e inmateriales. Por ejemplo, falsificando cuentas por pagar. (Logran que la empresa haga un desembolso de efectivo simulando gastos que la empresa nunca realizó)

  • Ocultan cuentas por cobrar. Esto es cuando algun cliente paga a la empresa sus saldos pendientes pero el empleado jamás lo refleja en la contabilidad o bien emite la factura al cliente y tiempo despues la cancela.
  • Perdida de inventario (robos de mercancía) Los famosos robos Hormiga.
  • Utiliza activos para uso personal. Y esto va desde llevarse la impresora a casa hasta usar el efectivo de la empresa para pagar gastos personales.

2. Administración 

Algunas de las razones por las que la Administración realiza fraude se debe a la presión en las utilidades que es frecuentemente. Por ejemplo, al minimizarlas para evadir impuestos. O al maximizarlas para demostrar que se obtuvieron determinados resultados y ganarse la confianza de un accionista o de terceros que pueden ofrecerles financiamiento.

  • La Administración suele manipular los registros contables y como ellos conocen todo el movimiento de la empresa, saben como realizar registros para ocultar la Omisión de operaciones o su falseamiento
  • Clasificación, presentación y revelación de Estados financieros. En este punto manipulan la información para que al presentarla a terceros, la empresa parezca confiable, simular que tiene rendimientos y es prospera.

Pruebas de que se esta cometiendo un Fraude

  • Valorización del riesgo de fraude
  • Asientos inusuales o cuentas poco utilizadas en libro diario
  • Asientos al cierre del periodo
  • Ingresos incongruentes con la tendencia de flujos de efectivo
  • Denuncias de empleados o Tercero

 El auditor tiene responsabilidades profesionales y legales en dichas circunstancias, debe tener manifestaciones escritas firmadas por la dirección en donde informa a la Administración  que los Estados financieros pueden contener una  incorrección material, generalmente estos procedimientos se realizan al inicio de la auditoria. Y tener también un escrito en donde la Administración debe informar al auditor acerca de indicios de fraude o denuncia de fraude que afectan a la entidad. 

El auditor debe informar de fraude a la administración incluso aunque lo considere inmaterial. Si considera que el fraude lo cometía la Administración comunicarlo a un nivel más alto. En caso de dudar debe tener asesoramiento jurídico.  Ante todo se debe preservar la confidencialidad de la empresa y no revelar el fraude a terceros, sin embargo el auditor debe acudir a las autoridades legales y reguladoras de supervisión si la Administración no toma medidas correctivas.

Por eso es importante que el Auditor mantenga siempre el Escepticismo Profesional en todo momento de la auditoria. (Esto me recuerda que es al contrario, Los auditores manejan el criterio de que algo puede estar incorrecto y desconfiar, hasta que tengan la evidencia suficiente para tener una confianza razonable de que no existen errores relevantes.)

  1. Supervisión de la Administración: Los robos o fraudes son más frecuentes cuando la administración no se encuentra bien estructurada o tiene su atención en otros objetivos.  
  2. Auditoría interna o externa eficaz: Se debe contar con un organo interno de Auditoría o contratar periodicamente una auditoria externa. Para que lleguen revisiones a determinados departamentos o puestos claves, sin previo aviso para asegurarse que todo funcione con normalidad. Las empresas deben tener por Ley Un Consejo de profesionales que se encargue de revisar a la administración, este consejo lo integran los socios, administradores, Contadores, abogados y cualquier persona apta que los socios consideren para este encargo.
  3. Existencia de un código de conducta escrito. Control Interno Eficaz para detectar fallas, y errores en el momento en que se realicen. Un ejemplo de este control interno es la persona que está a cargo de manejar el efectivo, no debe ser el mismo que lo procese para contabilidad.  Volviendo al punto, la existencia de un manual donde indica si se detecta un error que pasos se deben seguir, a quien acudir, que se debe revisar, establecer responsabilidades por cada puesto. Y las debidas reprensiones y castigos en caso de Fraude.

Si este contenido te parece de valor, te pido lo compartas y me hagas llegar tus comentarios. 

By. Margarita Flores 

https://estudiaconta0.blogspot.com/

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