Gestión de viáticos cuando tus empleados se trasladan a otra ciudad

By. Margarita Flores 

http://estudiaconta0.blogspot.com

Hola Gente Curiosa de Merkado México, un placer estar nuevamente con ustedes, el día de hoy les hablare sobre viáticos. 

Es muy común que las empresas tengan que realizar este tipo de gastos cuando tienen sucursales en otros municipios o estados, también como gastos para conseguir nuevos clientes, o atender a los ya existentes fuera de la ciudad en donde se encuentran establecidos, pero también es cierto que a veces es malinterpretado y lo usan gerentes o socios de las empresas para resolver sus asuntos personales o como plan para cubrir sus vacaciones patrocinadas por la empresa, esto es sumamente incorrecto ya que el principio de toda erogación en una empresa es que sea estrictamente indispensable para las actividades que realiza. 

Debido a esto, la autoridad ha establecido una serie de normativas para regular estas operaciones. 

Los viáticos en su representación más pura son erogaciones que se realizan para pagar gastos de viaje, los cuales son, el transporte, hospedaje y alimentos. 

Siempre he defendido que las compañías tengan implementadas polí­ticas para controlar este tipo de situaciones. 

Así que les daré unas recomendaciones fiscales y administrativas para controlar estas erogaciones. Que debido al giro de algunas empresas como agencias de viajes, firmas de abogados y contadores, empresas transportistas, etc. Suelen generar un monto importante en su rubro de gastos. 

Y ser­á una pena y un gran costo fiscal para las empresas si los contadores, auditores y las autoridades fiscales las encuentran no deducibles. 

Por gastos de viaje la Ley únicamente considera que pueden ser deducibles por los siguientes conceptos: 

Políticas Administrativas: 

  1. Asignar una Tarjeta de Crédito a cargo de la empresa.
  2. Realizar un presupuesto del viaje
  3. Se puede depositar a la cuenta del trabajador que realiza el viaje, siempre y cuando se expida su cfdi de nóminas señalando el concepto viáticos y se realice otro acumulando en la parte de las deducciones cuando el trabajador entregue los documentos fiscales a la empresa.
  4. Estar autorizados por la dirección.

Polí­ticas Fiscales para su Deducción

  1. Estar amparados por un documento fiscal según los requisitos del art. 29 CFF.
  2. Que se realicen en un área mayor a 50km de la circunferencia del negocio.
  3. Los gastos por alimentos no deberán superar $750.00 pesos diarios por cada viajero o $1,500 cuando se realicen en el extranjero.
  4. La renta de Autos solo será deducible hasta un monto de $850.00 diarios.
  5. El Hospedaje por $3,850 Diarios.
  6. El transporte debe estar pagado con tarjeta de Crédito.
  7. La persona que realiza el viaje debe tener relación laboral con la empresa.
  8. Si se depositan a la cuenta del trabajador, este debe expedir los comprobantes a nombre del negocio o contribuyente, y así serán considerados ingresos exentos para el trabajador (es decir que no serán acumulables para el cálculo de su impuesto personal)
  9. Se consideran dividendos distribuidos todos los gastos que no sean deducibles y favorezcan a los accionistas.
  10. Cuando los gastos de viaje se deban a conferencias y seminarios y los alimentos y hospedaje estén incluidos en el costo total, el comprobante fiscal debe desglosar estos conceptos.

Así­ que como ya aprendimos, debemos seguir las recomendaciones de las empresas y las leyes para no tener problemas futuros y que la empresa pueda seguir desarrollando sus actividades sin perjuicio para ella ni para el trabajador. 

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